Perbedaan Purchase Order dan Invoice, Sudah Tahu Belum?

Dalam transaksi baik online atau offline, ada dua jenis dokumen yang biasanya diperoleh pembeli dan penjual yakni purchase order dan Invoice.

Invoice atau yang biasa disebut faktur adalah tagihan pembayaran yang berisikan informasi soal produk yang akan dibeli.

Selain produk, ada juga informasi lain namun bergantung sepenuhnya sama pembuat. Apakah perusahaan besar atau mungkin UMKM.

Jika perusahaan besar, biasanya menyertakan alamat pembayaran, nomor invoice, jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo dan seterusnya.

Disisi lain, purchase order adalah dokumen awal pembelian produk yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual.

Informasi dalam purchase order ini cukup beragam tapi mayoritas berisikan daftar barang yang mau dipesan, opsi pengiriman dan kontrak pembelian.

Jadi, dua istilah diatas punya kaitan erat sama proses pengadaan barang. Meski demikian, masih banyak yang bingung perbedaan Purchase Order dan Invoice.

Termasuk alasan mengapa dua jenis dokumen ini harus dibuat penjual atau pembeli sampai alasan dibalik pembuatannya.

Itulah yang kemudian jadi alasan mengapa artikel ini saya buat. Oleh karena itu, untuk anda yang penasaran perbedaan invoice dan purchase order, simak artikel ini sampai habis.

1. Apa itu Purchase Order?

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

PO atau Purchase order, yang lebih dikenal sebagai pesanan pembelian, adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual.

Pemberian dokumen kepada vendor ini masuk dalam program pengadaan barang yang sebelumnya tidak ada dalam inventaris.

Tujuan lain dari PO adalah untuk memudahkan pelacakan dan pengendalian barang yang mau dibeli.

Apabila vendor terima purchase order dari pembeli dan setelah deal soal harga maka secara tidak langsung akan ada kontrak yang mengikat secara hukum.

Dengan kata lain, apabila pembeli tidak membayar sesuai dengan jumlah yang tertera atau ada barang yang tidak tidak ada dalam proses pengadaan barang, keduanya bisa diproses hukum sesuai peraturan yang berlaku.

Lantas, apa saja informasi yang ada dalam purchase order? Ada banyak tapi tergantung sama kebutuhan pembeli itu sendiri.

Hanya saja, mayoritas informasi dalam Purchase order adalah sebagai berikut:

  • Nomor purhcase order untuk memudahkan melacak detail pesanan atau pembelian
  • Tanggal pembelian produk
  • Nama produk dan jumlahnya
  • Informasi pemesanan
  • Syarat pembayaran
  • Alamat pengiriman

Kalau transaksi barang dilakukan secara internasional atau bussiness to bussiness tentu item dalam PO harus disertai dengan pajak bea masuk.

Oh iya, apabila vendor dan pembeli sudah sepakat dengan informasi dalam purchase order, maka biasanya pihak penjual akan kirim faktur atau yang lebih disebut Invoice kepada pembeli.

Dari sinilah transaksi bisa diproses oleh penjual dan hanya akan selesai apabila barangnya sudah diterima pembeli secara lengkap.

Ulasan lebih lengkap soal purchase order termasuk contoh dan peruntukannya, sudah saya bahas di postingan ini.

2. Apa itu Invoice?

Invoice Adalah

Invoice, yang juga disebut Invois, adalah permintaan pembayaran atau tagihan resmi yang dikirim vendor atau penjual kepada pembeli setelah pesanan dibuat.

Dengan kata lain, invois harus mencantumkan barang dan jasa yang telah dipesan dan menentukan jumlah uang terutang atau yang harus dibayar pembeli.

Mayoritas faktur berisikan nomor faktur, informasi vendor, kredit atau diskon, jadwal atau tanggal pembayaran, jumlah total barang, harga barang dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Namun disesuaikan sama perusahaan pembuat invoice apakah menyertakan informasi penjual termasuk alamat atau tidak.

Baca Juga:

Terlebih untuk UMKM yang biasanya hanya menyertakan jumlah produk dan harga yang harus dibayarkan.

Jadi, pembeli tidak tahu berapa pajak yang harus ditanggung, bagaimana menghubungi penjual, informasi pembeli dan lain sebagainya.

Sebagai contoh, anda mau beli domain di Niagahoster dan saat order berhasil dibuat, anda akan dapat satu dokumen via email yang berisikan invoice atau tagihan pembayaran.

Dalam faktur itu ada nama, detail dan harga produk termasuk subtotal, Pajak penghasilan [PPN] 10%, total pembayaran dan permintaan upload NPWP [Oposional].

Lantas, apakah Invoice, faktur dan Invois itu sama? Jawabannya ya. Invois adalah pedanan resmi bahasa Indonesia untuk Invoice. Sementara, faktur adalah nama lain dari Invoice.

Ulasan lebih lengkap soal Invoice, termasuk fungsi, rincian, item dan contoh sudah saya bahas disini.

TABEL Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Tanpa perlu berlama-lama, berikut disajikan tabel perbedaan Purchase order dan Invoice, diantaranya:

Dasar perbedaanPurchase OrderInvoice
PengertianPurchase order adalah dokumen yang dibuat pembeli untuk diberikan kepada penjual dengan tujuan agar bisa melacak dan mengontrol belanja barangInvoice adalah tagihan pembayaran resmi yang dikirim penjual kepada pembeli setelah pesanan dibuat
PembuatDibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjualDibuat oleh penjual untuk diberikan kepada pembeli
IsiPO adalah rincian lengkap pemesanan barang atau jasaInvois adalah rincian tagihan barang atau jasa yang dibeli
PengirimanBarang akan dikirim setelah pembayaran dilakukan kecuali jika ada kesepakatan awal soal pembayaranBarang dikirim setelah pembayaran diterima
TujuanMelacak dan mengontrol pembelianPengingat pembayaran
FungsiMencegah overstocking persediaanMencegah duplikat dan kelebihan pembayaran
ManfaatMemudahkan untuk melacak inventaris barangMembantu melacak penjualan atas barang dan pajak tertanggung

Perbedaan paling jelas ada pada pembuatnya. Kalau invoice ini dibuat oleh penjual untuk diberikan kepada pembeli.

Sementara, purchase order dibuat oleh Pembeli untuk diberikan kepada penjual dengan atau tanpa adanya kesepakatan awal.

Jika tidak ada kesepakatan sebelum itu, tentu penjual punya kebebasan untuk menerima kontrak dalam purchase order atau tidak.

Jika penjual menerima purchase order tersebut, maka biasanya ia akan mengirimkan invoice kepada pembeli untuk selanjutnya dilakukan pembayaran atas belanja barang yang dilakukan.

Dalam beberapa kasus, Invoice itu sudah disertai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran dan pajak sehingga pesanan bisa diproses dan barang langsung dikirim.

Selain perbedaan, purchase order dan invoice ini punya banyak persamaan, diantaranya:

  • Dua dokumen tersebut adalah alat komunikasi komersial tentang proses jual beli produk
  • Sama-sama memainkan peran integral dalam mengoptimalkan pembelian dan belanja barang
  • Bisa meningkatkan transparansi dalam proses pembelian karena isi dokumennya lengkap mulai dari detail pesanan, informasi pengiriman sampai harga yang harus dibayar
  • Kedua jenis dokumen diatas mengikat secara hukum, langsung ataupun tidak langsung
  • Dua jenis dokumen ini jadi bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual
  • Isi dalam PO dan invois hampir sama yakni produk yang mau dibeli, informasi pembeli, informasi penjual, alamat, nomor telepon dan lain sebagainya

Intinya, dua jenis dokumen ini sangat penting untuk bisnis baik itu skala kecil, skala menengah sampai perusahaan besar karena manfaat dan kegunananya yang banyak.

Penutup

Purchase Order dan Invoice adalah bagian integral dari aktivitas bisnis sehari-hari di satu perusahaan, langsung ataupun tidak langsung.

Tapi disesuaikan sama jenis bisnis atau jasa yang dibuka. Artinya, dua-duanya fleksibel dari segi informasi yang disajikan.

Kalau ada tambahan, masukkan atau mungkin koreksi terkait postingan ini boleh sampaikan di kolom komentar.

Demikian artikel tentang perbedaan Purchase Order dan Invoice. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar