Pengertian Performance Appraisal: Jenis, Fungsi, Tujuan, Metode dan Tips

Performance appraisal adalah salah satu metode evaluasi sistematis untuk menilai kinerja karyawan secara umum dan pengaruhnya terhadap pertumbuhan bisnis.

Karena tiap perusahaan tentu punya keinginan agar bisnis yang ditekuni punya kemajuan. Berbagai cara dan strategi pun dilakukan dengan harapan agar tujuan yang ditargetkan bisa tercapai.

Mulai dari menerapkan perencanaan yang baik seperti melakukan analisis SWOT, menerapkan sistem rewards & punishment sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

Ini penting karena salah satu faktor yang mendorong majunya suatu perusahan adalah karyawan. Sebab karyawan adalah ujung tombak perusahan dalam menjalankan rencana dan target yang sudah ditentukan.

Selain itu, karyawan juga harus mengikuti arahan dan kebijakan yang dibuat oleh pimpinan perusahan secara langsung.

Makanya setiap perusahan perlu menjamin mutu dan performa karyawan agar kinerjanya selalu prima dan selalu dalam kondisi terbaik.

Untuk mencapai hal ini, sekaligus untuk memonitor performa setiap karyawan, maka perusahan harus melakukan langkah-langkah strategis.

Tapi, apa sih yang dimaksud dengan performance appraisal? Apa saja fungsi performance appraisal atau penilaian kinerja? Apa contohnya?

Jika penasaran jawaban dari berbagai pertanyaan diatas, simak artikel dibawah ini sampai habis.

Pengertian performance appraisal

performance appraisal
Gambar via intipesan.com

Performance appraisal atau penilaian kinerja adalah tinjauan rutin atas kinerja karyawan serta kontribusinya pada perusahan.

Kadang juga, penilaian kinerja ini sebut sebagai tinjauan tahunan, tinjauan atau evaluasi kinerja, penilaian perusahan dan lain sebagainya.

Tujuannya adalah untuk mengevaluasi keterampilan, prestasi dan pertumbuhan karyawan atau sebaliknya.

Perusahan biasanya menggunakan penilaian kinerja untuk memberi gambaran pada karyawan tentang pekerjaan mereka.

Dari sinilah perusahaan akan menilai apakah mereka layak mendapatkan promosi jabatan, kenaikan gaji dan bonus atau mungkin pemutusan hubungan kerja [PHK].

Baca Juga:

Performance appraisal ini biasanya dilakukan oleh HRD dalam kurun waktu tertentu mulai dari triwulan, setengah tahun atau setahun sekali.

Lanta, mengapa perusahaan harus melakukan penilaian kinerja pada karyawan? Apa pentingnya? Apa dampaknya?

Karena penilaian kinerja membantu perusahan untuk menentukan bagaimana mengalokasikan dana untuk karyawan.

Disini berarti perusahan menentukan karyawan mana saja yang paling berkontribusi terhadap pertumbuhan organisasi sehingga dapat memberikan penghargaan atas kontribusi tersebut.

Penilaian kinerja juga membantu HRD untuk membuat rencana guna mengembangkan kemampuan karyawan lewat pelatihan dan juga untuk untuk mengidentifikasi masalah dan kekurangan yang membuat karyawan menurun.

Idealnya, penilaian kinerja bukan satu-satunya waktu dimana HRD atau manajer berkomunikasi tentang kontribusi karyawan.

Tujuan jangka panjang adalah untuk membantu karyawan agar tetap produktif dalam bekerja dan juga untuk meningkatkan hubungan antar karyawan, HRD, manager dan pimpinan perusahan.

Jenis-jenis performance appraisal

performance appraisal
Gambar via ubuy.co.id

Sebagian besar penilaian kinerja memiliki kinerja top-down, artinya HRD akan mengevaluasi staf tanpa melibatkan subjek secara langsung.

Karena itulah, jenis-jenis penilaian kinerja ini hanya menyangkut beberapa metode penilaian umum, seperti:

  • Penilaian individu yang bertujuan untuk menilai kinerja dan perilaku mereka
  • Penilaian sejawat atau kelompok untuk melihat kinerjanya dalam skala tim
  • Penilaian umpan balik, termasuk juga masukkan dari individu atau mitra kerja, manager dan mungkin saja pimpinan perusahan
  • Negosiasi yang merupakan salah satu teknik mediasi untuk memoderasi sifat permusuhan dan persaingan tidak sehat selama bekerja

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa performance appraisal adalah cara perusahan dalam manajemen dan memantau kinerja karyawan termasuk perusahan itu sendiri.

Nantinya, pimpinan akan memberikan standar penilaian untuk divisi HRD [Human Resource Division] untuk melakukan penilaian.

Oleh karena itu, sebagai staf HRD [Human Resource Management], harus bisa melakukan penilaian dengan baik dan benar.

Selain itu, proses penyampaian performance appraisal ini tidak boleh menyinggung karyawan itu sendiri.

Dan sebisa mungkin harus dilakukan dengan prosedur yang berlaku dalam perusahan serta disampaikan secara profesional.

Performance appraisal memang dirancang untuk melihat kinerja dan performa karyawan, dengan tujuan untuk menciptakan iklim kerja yang baik.

Selain itu, untuk bisa melakukan penilaian kinerja karyawan yang bagus, harus ada metodenya. Di artikel ini akan diulas beberapa diantaranya.

Fungsi Penilaian Kinerja

performance appraisal
Gambar via incimages.com

Melakukan penilaian kinerja tentu ada tujuan dan fungsinya. Dan ini harus dilakukan secara rutin oleh perusahaan dengan harapan agar wawasan organisasi bisa dipahami dengan baik oleh karyawan.

Hanya saja, penilaian kinerja ini tidak saja berguna untuk perusahaan tapi juga bagi karyawan. Karena itulah, fungsi performance appraisal ini bisa dibagi dalam dua bentuk, yakni:

1. Fungsi bagi organisasi

Bagi organisasi, seperti bisnis atau perusahaan, penilaian kinerja karyawan ini mempunya beberapa fungsi, seperti:

  • Untuk mengetahui sekaligus melakukan penanganan yang tepat bagi karyawan yang perilakunya bisa berdampak pada bisnis baik langsung ataupun tidak langsung
  • Untuk mendorong karyawan agar meningkatkan skill dan kemampuan yang pada akhirnya berkontribusi kepada organisasi
  • Mendorong bakat dan minat dari karyawan yang secara langsung mendorong tumbuhnya bisnis
  • Meningkatkan efisiensi manajemen dengan tujuan agar produktivitas dari karyawan bisa meningkat
  • Mempermudah proses dan alur bagi organisasi saat membuat keputusan-keputusan penting bagi organisasi seperti saat melakukan PHK, pemecatan atau saat perekrutan untuk mengisi peran tertentu dalam organisasi

2. Fungsi bagi karyawan

Seperti yang sudah disebutkan diatas yang mana, penilaian kinerja atau performance appraisal ini punya fungsi juga bagi karyawan atau pekerja, diantaranya:

  • Karyawan bisa mengetahui secara spesifik kemampuan yang dimiliki, yang secara tidak langsung berkontribusi untuk mendorong posisi karir yang tepat
  • Mampu memahami tujuan organisasi secara jelas, dan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di kemudian hari
  • Punya kesempatan untuk berdiskusi soal peluang jangka panjang dari karyawan yang bersangkutan
  • Memperoleh motivasi secara langsung, yang pada akhirnya, bisa mendorong produktivitas
  • Mampu memahami dan melihat peluang didalam organisasi yang pada akhirnya bisa mendapatkan bonus atas kinerja atau promosi jabatan
  • Mendapatkan penghargaan yang sesuai dan setimpal bagi diri sendiri dari organisasi atas kontribusi yang dilakukan selama bekerja

Paling terakhir, lewat performance appraisal yang dilakukan tersebut, organisasi bisa merumuskan berbagai training yang mungkin berguna bagi karyawan secara langsung.

Tujuan performance appraisal

performance appraisal
Gambar via webflow.com

Suatu kegiatan tentu punya tujuan, termasuk itu performance appraisal. Dan secara umum, performance appraisal mempunyai beberapa tujuan, sebagai berikut:

  • Untuk mendapatkan berbagai data dalam menentukan hal-hal penting bagi kelangsungan organisasi termasuk didalamnya kompensasi, struktur gaji karyawan, kenaikan gaji, promosi, tunjangan dan lain sebagainya
  • Agar bisa mengidentifikasi strength dan weakness karyawan sekaligus untuk menempatkan karyawan dalam posisi yang tepat untuk pekerjaan yang dilakukan
  • Untuk mengetahui lingkungan kerja yang sesuai berdasarkan potensi yang dimiliki yang berkontribusi langsung pada pertumbuhan dan perkembangan individu dan bisnis
  • Untuk memberikan feedback kepada karyawan tentang kinerja mereka dan statusnya dalam organisasi

Lebih jauh lagi, lewat performance appraisal ini, bisa diketahui kebiasaan kerja karyawan sekaligus untuk membuat keputusan apakah mempertahankan posisi karyawan tersebut dari posisinya yang ada sekarang.

Bahkan, bisa juga dijadikan parameter apakah karyawan tersebut akan diberikan pelatihan lanjutan atau tidak dengan harapan agar produktivitas dan kemampuannya meningkat.

Poin-poin Yang Akan Dinilai

performance appraisal
Gambar via jobgoround.com

Dalam melakukan performance appraisal, pihak organisasi atau perusahaan dalam hal ini HRD harus punya parameter yang digunakan untuk menilai kinerja.

Tentu saja, parameter tersebut harus objektif alias berdasarkan data. Dan secara umum, ada beberapa poin yang dinilai, diantaranya:

  • Kedisiplinan karyawan seperti kehadiran dan ketepatan waktu saat masuk kerja dan pulang kerja, termasuk juga data tambahan seperti kehadiran saat rapat termasuk bagaimana memanajemen waktu
  • Hubungan antar pribadi atau interpersonal setiap individu dalam organisasi
  • Prestasi karyawan didalam dan diluar organisasi
  • Komunikasi yang dilakukan oleh individu kepada anggota lain dalam organisasi
  • Delegasi dan keterampilan saat tergabung dalam tim
  • Produktivitas kerja dan hambatan yang dihadapi karyawan
  • Kerjasama berupa kolaborasi dan elaborasi dalam bekerja
  • Problem solving dan kreativitas dari individu

Tentu saja, untuk mendapatkan data-data diatas tidak mudah, apalagi yang berhubungan dengan interpersonal dan produktivitas.

Artinya, diperlukan metode untuk mendapatkan hasil yang tepat dan akurat. Karena itu, ada beberapa metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai yang sesuai.

Metode performance Appraisal

performance appraisal
Gambar via inc.com

Metode, dalam konteks ini, berkaitan dengan poin-poin yang akan dinilai diatas. Artinya, untuk mendapatkan poin-poin tersebut, bisa dilakukan dengan beberapa metode di bawah ini, seperti:

1. Tanggapan 360 derajat

Metode pertama yang umum digunakan adalah dengan feedback 360 yang merujuk pada penilaian secara umum dalam bisnis.

Artinya, setiap faktor saling terkait satu dengan yang lain. Artinya, agar bisa menilai kinerja secara objektif dan untuk mengetahui kompetensi, harus dilihat dulu faktor-faktor penyebab dan pendorong.

Artinya, dalam melakukan performance appraisal, harus dilakukan kepada seluruh anggota organisasi mulai dari karyawan, manajer, bawahan, sampai dengan pelanggan.

Evaluasi jenis ini penting untuk mengetahui feedback dari setiap orang, baik internal atau eksternal. Dan banyak perusahaan modern saat ini yang menggunakan metode ini.

Tujuannya cuma satu yakni untuk mendapatkan data-data yang benar, tidak bias, tidak ego sektoral dan bisa dipertanggungjawabkan.

2. Assessment center

Assessment center adalah metode simulasi sederhana dimana karyawan akan diberikan kesempatan untuk ambil bagian dalam berbagai kegiatan formal organisasi.

Kegiatan formal tersebut, misalnya, dengan bermain game, memimpin rapat dan lain sebagainya. Bisa juga dengan melakukan aktivitas semi-formal atau informal lain.

Tergantung kebutuhan. Jadi bisa disesuaikan mana yang paling cocok dengan situasi saat itu. Ini penting agar bisa menilai kapasitas dan kepercayaan diri individu.

Sehingga, mereka bisa mengambil keputusan yang tepat saat menghadapi situasi tertentu. Sekaligus untuk memahami, bagaimana keputusan itu dibuat.

Apakah berdasarkan data, fakta, atau emosional. Dari sini bisa diprediksi kinerja dari individu tersebut di masa mendatang dan kontribusinya bagi organisasi.

3. Assessment Psikologis

Assessment Psikologis merujuk pada analisis kepribadian atau kejiwaan individu dan dampaknya terhadap kinerja di masa mendatang.

APabila ditujukan untuk performance appraisal, maka ada beberapa parameter yang digunakan mulai dari kepemimpinan, intelektual, interpersonal, emosional, kognitif, kepribadian dan keterampilan lain.

Harapannya, dengan menggunakan berbagai penilaian diatas, maka potensi tersembunyi dari individu akan diketahui.

Hanya saja, untuk melakukan tugas ini, diperlukan ahli atau orang yang paham dengan psikologi alias psikolog. Karena harus dilakukan wawancara, tes dan diskusi.

4. Self-appraisal

Self-appraisal atau penilaian atas diri sendiri merujuk pada pemberian kesempatan kepada individu untuk menilai tentang dirinya sendiri.

Penilaian macam ini cenderung bias, makanya, tetap diperlukan parameter agar jawaban dari individu objektif dan bisa dipercaya.

Artinya, self-appraisal tidak bisa bisa dijadikan data dalam performance appraisal. Karena tidak diverifikasi. Jedai, diperlukan metode lain sebagai perbandingan.

Keuntungan melakukan performance appraisal

performance appraisal
Gambar via omnipresent.com

Dikatakan bahwa penilaian kinerja merupakan investasi bagi perusahaan yang dapat dibenarkan dengan keuntungan sebagai berikut:

1. Sebagai sarana promosi

Keuntungan utama dari segi promosi karena lewat performance appraisal, penyelia bisa menyusun berbagai program promosi yang tepat untuk karyawan.

Selain itu, bagi karyawan yang lewat data penilaian kinerja ini dianggap tidak efisien, bisa dilakukan PHK atau pemberhentian.

2. Kompenisasi yang sesuai

Penilaian kinerja juga bisa membantu organisasi untuk merancang dan menyusun kompensasi yang sesuai bagia karyawan.

Hanya saja, diperlukan perhitungan lanjutan soal ini. Hal paling umum adalah dengan melakukan merit rating untuk menilai kinerjanya.

Artinya, diperlukan nilai untuk menilai performa dari kawayan. Merit inilah yang nantinya akan dipakai untuk memutuskan apakah karyawan layak mendapatkan bonus, gaji, tunjangan dan lain sebagainya.

3. Sebagai sarana pengembangan karyawan

Sebagai prosedur yang sistematis, penilaian kinerja bisa membantu penyelia untuk merancang program training yang sesuai.

Sebab, di dalam penilaian tersebut, ada informasi soal kelebihan dan kekurangan karyawan dengan harapan agar setelah pelatihan dilakukan, kinerja karyawan bisa meningkat.

4. Sarana validasi

Sarana validasi, dalam konteks ini, merujuk pada aspek-aspek tertentu yang akan dibutuhkan saat melakukan seleksi karyawan baru.

Artinya, data-data tersebut tidak hanya berguna untuk menentukan karyawan yang sudah ada tetapi juga saat penerimaan di masa mendatang.

5. Memperkuat komunikasi

Komunikasi sangat penting bagi organisasi. Artinya, komunikasi yang efektif antar karyawan sangat penting. Dan lewat performance appraisal ini, bisa diketahui bagaimana komunikasi tersebut dilakukan.

Tapi, dengan catatan, semua anggota tim dalam satu divisi akan dilakukan penilaian kinerja, dengan harapan, hasil yang didapatkan tepat, seperti:

  • Lewat performance appraisal ini, arasan bisa mengetahui keterampilan yang dimiliki karyawan
  • Karyawan bisa memahami dan menciptakan kepercayaan dan keyakinan pada pimpinan
  • BIsa membantu menjaga hubungan manajemen antar karyawan dengan nyaman
  • Mengembangkan semangat dan etos kerja karyawan.

Dan semua faktor-fakor diatas, pada akhirnya, bisa digunakan untuk memastikan apakah komunikasi yang dilakukan selama ini efektif atau justru sebaliknya.

5. Sarana untuk memberikan motivasi

Penilaian kinerja, pada akhirnya, akan menjadi alat motivasi. Karena lewat evaluasi ini, efisiensi dan produktivitas karyawan bisa diketahui.

Pada akhirnya, akan memotivasi karyawan itu sendiri untuk semakin aktif berkontribusi bagi perkembangan organisasi alias meningkatkan kinerjanya di masa mendatang.

Tips melakukan performance appraisal karyawan yang benar

performance appraisal
Gambar via betterup.com

Secara umum, ada 4 tips yang bisa dilakukan staf HRD saat melakukan performance appraisal. Tips apa saja itu? Pasti penasaran kan? Berikut artikelnya untuk anda.

1. Bersikap jujur

Dalam kondisi tertentu, bersikap jujur memang menyakitkan. Namun perlu diketahui, rasa sakit yang diterima hanya di awal-awal saja.

Selain itu, bersikap jujur punya dampak dan manfaat positif di kemudian hari apalagi jika sikap itu ditanggapi dengan bijak.

Sama seperti staf HRD yang harus menerangkan performance appraisal dengan jujur, terlebih jika hasilnya tidak memuaskan.

Saat melakukan performance appraisal, sikap jujur adalah keharusan. Malah, hal itu bisa dijadikan sebagai dasar penilaian kepada karyawan sebagai bentuk kepedulian perusahan.

Bayangkan, apabila seorang karyawan memiliki performa yang kurang memuaskan namun terus ditutup-tutupi, yang justru akan membuat kinerjanya jauh lebih buruk.

Dan sikap semacam ini pada akhirnya akan menjadi masalah bagi HRD, termasuk karyawan yang bersangkutan.

Dan mungkin saja, sifat semacam ini akan jadi bahan pembicaraan karyawan lain, apalagi jika karyawan yang bersangkutan memang kinerjanya buruk dan tidak ada tindakan dari HRD.

2. Saat disampaikan, usahakan dilakukan dengan tatap muka

Dalam dunia kerja, komunikasi adalah hal paling penting. Begitu juga saat melakukan performance appraisal karyawan.

Meskipun perusahan bisa memberikan hasil performance appraisal lewat surel [surat elektronik] atau dokumen elektronik lain, namun ada baiknya disampaikan secara langsung alias tatap muka.

Biasanya, dalam dokumen elektronik hanya berisi poin-poin kunci dari performance appraisal itu, yang mungkin saja akan menimbulkan pertanyaan dan kebingungan bagi karyawan yang menerimanya.

Oleh karena itu, untuk mengatasi hal-hal semacam ini, sebaiknya staf HRD bertemu langsung dengan karyawan guna menghindari kesalahpahaman.

3. Saling menghormati satu sama lain

Meskipun HRD dituntut untuk menyampaikan segala bentuk laporan dan kinerja dengan jujur, namun sikap saling menghargai tetap perlu dipegang.

Mengapa? Karena proses performance appraisal bukanlah ajang untuk menjatuhkan satu karyawan dengan karyawan lain melainkan sebuah proses yang dilandasi kepedulian agar karyawan tersebut bisa bekerja lebih baik.

Oleh karena itu, staff HRD harus menyampaikan sebaik mungkin dengan menggunakan kata-kata yang tepat dan tidak menyinggung.

4. Memberikan solusi nyata untuk perbaikan performa

Apabila staf HRD menghadapi karyawan dengan kinerja yang buruk, ada baiknya ia mencari solusi yang nyata dan konkret untuk mengatasinya.

Staf HRD bisa saja memberi contoh dalam kehidupan sehari-hari dan ini harus diterangkan dengan jelas, terukur dan mudah dimengerti.

Sehingga, kesan peduli akan terbangun dengan sendirinya sebab karyawan akan merasa diperhatikan selama ini.

Dari sini juga HRD bisa melihat hal-hal apa saja yang mungkin menjadi penyebab karyawan mengalami penurunan kinerja, apakah faktor keluarga, tekanan kerja dan lain sebagainya.

Penutup

Kadang kala, proses performance appraisal menjadi tantangan tersendiri bagi staf HRD. Karena itu, dibutuhkan tips-tips khusus agar proses tersebut bisa berjalan dengan baik.

Tujuannya bukan saja untuk perusahan, tetapi juga untuk karyawan itu sendiri guna mencapai target dan tujuan yang telah ditentukan.

Demikian artikel tentang pengertian performance appraisal termasuk jenis, fungsi, tujuan, metode dan tips. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar