Invoice Adalah: Pengertian, Jenis, Fungsi, Rincian Item dan Contoh

Invois atau Invoice adalah dokumen atau tagihan yang dibuat penjual untuk diberikan kepada pembeli yang berisikan rincian biaya yang harus dibayar.

Pengertian diatas sudah benar tapi perlu dijelaskan lebih lanjut definisi Invoice yang sebenarnya sehingga tidak dianggap sama dengan nota dan kwitansi.

Seperti yang saya alami minggu lalu. Dimana, pada saat itu, ada brand yang hubungi saya via email untuk menanyakan apakah saya menerima jasa content placement?

Ia juga bertanya soal biaya penempatan konten. Saya pun sampaikan kalau masih terima jasa tersebut lalu sampaikan harganya berapa.

Setelah deal soal biaya, ia kemudian mengirimkan brief konten yang mau dibuat, target url sampai topik konten.

Beberapa hari kemudian, setelah artikel berhasil dibuat, saya menghubunginya kembali via email disertai link bukti tayang artikel seperti yang diminta.

Beberapa jam kemudian, ada email balasan dimana ia meminta invoice atau tagihan pembayaran untuk jasa yang saya buka.

Karena baru pertama kali dengar kata tersebut, saya pun bertanya: Invoice itu apa sih? Fungsinya apa? Tujuan invoice untuk apa?

Apakah sama dengan nota atau faktur? Bagaimana cara buatnya? Item apa saja yang harus ada dalam Invoice?

Pertanyaan-pertanyaan dasar itulah yang kemudian menginspirasi saya untuk buat satu postingan khusus tentang Invoice.

Sekaligus untuk menjawab pertanyaan tambahan yang terkait seperti apa sih pengertian invoice dan contohnya? Bagaimana cara kerja invoice? Apa itu invoice tagihan? Apa itu Invoice paket?

Penasaran jawaban dari berbagai pertanyaan diatas? Jika iya, simak artikel dibawah ini sampai habis.

Invoice adalah: Apa pengertiannya?

Invoice adalah dokumen komersial yang didalamnya berisikan rincian atau catatan transaksi antara pembeli dan penjual.

Jika barang tersebut dibeli secara kredit, invoice biasanya disertai tanggal jatuh tempo, durasi pembayaran sampai metode pembayaran yang didukung.

Dalam bahasa Indonesia, ia bisa disebut dengan faktur. Dalam KBBI, faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah dan harga yang harus dibayar.

Lantas, apakah faktur dan invoice sama? Atau ada perbedaan antar keduanya? Secara teknis tidak ada. Oh iya, kata invoice sendiri sudah ada pedanannya dalam bahasa Indonesia yakni Invois.

Invois, dalam KBBI, berarti daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah dan harga yang harus dibayar oleh pembeli.

Dari definisinya bisa dipastikan kalau invois atau invoice dan faktur itu sama. Cakupannya saja yang berbeda.

Dimana, informasi dalam invoice cukup fleksibel sementara faktur lebih lengkap karena melibatkan informasi pajak atau PPN, nomor tagihan dan tanggal pembayaran.

Intinya, invois adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang dibuat oleh penjual kepada pembeli.

Agar memudahkan anda memahami apa itu Invoice, biar saya jelaskan poin-poin-poin kuncinya dibawah, seperti:

  • Invoice adalah dokumen yang menginformasikan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan transaksi online dari e-tailer
  • Invois adalah elemen penting dalam proses pencatatan keuangan perusahaan dan audit internal akuntansi
  • Informasi biaya dalam faktur harus disetujui oleh manajemen yang bertanggungjawab
  • Dalam invoice ada beberapa item yang wajib ada seperti unit yang dibeli, metode pengiriman, biaya yang harus dibayar, metode pembayaran dan lain sebagainya

Hanya saja, informasi yang ada bisa disesuaikan sama kebutuhan dan tujuan pembuatan invoice itu sendiri.

Misalnya nih, jika buat invoice sebagai freelance untuk diberikan kepada perusahaan yang menggunakan jasa anda, bisa sertakan NPWP atau tidak, jika belum punya.

Jenis-jenis Invoice

Sebenarnya, jenis invoice itu ada banyak yang bisa dikategorikan berdasarkan informasi dalam invoice sampai kegunaannya apa.

Sehingga, lahirlah istilah seperti invoice biasa atau invoice standar, invoice proforma, invoice kredit, debit dan lain sebagainya. Agar jelas, berikut disajikan macam-macam invoice:

1. Invoice proforma

Pertama ada invois proforma yang mengacu pada perjanjian tak mengikat atau sekedar untuk mengikuti tata cara yang berlaku.

Artinya, syarat dan ketentuan penjualan bisa berubah sewaktu-waktu dengan atau tanpa persetujuan lebih dahulu.

Karena itu, ia bisa diartikan sebagai informasi pembayaran yang diberikan sebelum barang dan jasa diberikan. Artinya, costumer belum menerima produk tapi sudah dapat invoice.

Salah satu satu kelebihan dari invoice jenis ini adalah kemampuannya mendorong pelanggan untuk melakukan pembayaran secepatnya.

Baca Juga:

Karena dari invoice ini mereka bisa tahu detail produk yang dipesan, biayanya berapa, pajaknya berapa, metode pembayaran apa saja yang didukung dan lain sebagainya.

Intinya begini, faktur proforma adalah tagihan awal atau perkiraan tagihan yang diberikan kepada pembeli yang punya komitmen melakukan pembelian barang.

Apakah invois jenis ini mengikat secara hukum? Di Indonesia, belum ada UU yang secara eksplisit mengaturnya.

Jadi, tidak mengikat secara hukum. Artinya, ada kebebasan kepada konsumen untuk melakukan pembayaran secepatnya atau tidak.

2. Invois standar

Kedua ada invois standar yang kadang juga disebut invoice biasa. Faktur jenis ini diberikan kepada penjual perorangan kepada perusahaan.

Informasi dalam faktur jenis ini cukup sederhana dan fleksibel. Disesuaikan sama kebutuhan dan informasi barang yang dijual.

Invois standar banyak digunakan oleh UMKM yang bisa diidentifikasi dari isi informasi yang terbatas mulai dari nama bisnis, kontak, jumlah barang dan biaya.

3. Invois Konsuler

Ketiga ada Invois konsuler yang mengacu pada dokumen transaksi pembelian barang untuk konsumen atau pelanggan internasional.

Mayoritas digunakan oleh perusahaan yang sering melakukan aktivitas ekspor impor untuk diberikan kepada negara penerima impor atau kepada kedutaan negara asal pengekspor.

4. Faktur kredit

Selanjutnya ada faktur kredit, yang kadang disebut juga memo kredit. Invois jenis ini dikeluarkan oleh perusahaan yang sedang memberikan diskon atau potongan harga kepada pelanggan.

Atau, bisa dibuat khusus oleh perusahaan untuk memperbaiki kesalahan informasi tagihan yang dibuat sebelumnya.

Karakteristik utama dari invois pajak ada pada biaya dimana ada tanda mines yang merujuk pada pengurangan dana pembayaran.

Sebagai contoh, ada pelanggan yang bayar lebih saat beli produk milik anda. Hanya saja, dalam ketentuan yang berlaku, kelebihan pembayaran tidak bisa di uangkan.

Satu-satunya cara bagi pelanggan untuk dapat pengembalian kelebihan pembayaran adalah dengan membeli produk serupa.

Saat beli produk serupa, dengan harga yang sama, maka pelanggan tersebut akan dapat potongan harga sesuai dengan jumlah kelebihan pembayaran.

5. Debit Invoice

Lalu ada faktur debit yang merupakan kebalikan dari faktur kredit diatas yang kadang juga disebut memo debit.

Biasanya dikeluarkan oleh satu entitas bisnis dengan tujuan untuk meningkatkan jumlah klien berutang pada perusahaan.

Faktur jenis ini sangat berguna untuk UMKM atau freelance yang ingin melakukan sedikit penyesuaian sama tagihan.

Sebagai contoh, anda kirim faktur pada klien berdasarkan perikiraan jam kerja untuk projek yang dibuat.

Apabila jam kerjanya sudah lebih sesuai perjanjian, anda kemudian kirim faktur tambahan atau faktur debit yang didalamnya menginformasikan kelebihan jam kerja dan biaya yang harus dibayarkan.

6. Invois campuran

Invois campuran atau Mixed Invoice adalah gabungan dari invois kredit dan debit yang sudah saya jelaskan diatas.

Jadi, invois kredit dan debit ini ada dalam satu faktur. Maksudnya gimana sih? Maksudnya, jumlah total biaya dalam faktur dapat dinyatakan sebagai angka positif dan negatif sekaligus.

7. Invois komersial

Faktur komersial atau commercial Invoice adalah faktur yang dikeluarkan oleh satu perusahaan untuk barang yang dijual kepada pelanggan internasional.

Lantas, apakah faktur komersial ini sama dengan faktur konsuler diatas? Ada, dari segi formalitas dan fleksibilitas.

Kalau faktur konsuler dari perusahaan kepada pemerintah lalu kepada penerima barang sementara faktur komersial bisa dari perusahaan ke individu atau dari perusahaan ke perusahaan.

Dalam faktur jenis ini ada infomrasi rincian penjualan, pajak sampai bea masuk penjualan barang lintas negara.

Artinya, dalam faktur ini harus menyertakan informasi seperti kuantitas barang, barat atau volume barang, deskripsi, nilai total dan format kemasan.

8. Invois lembur

Invoice lembur atau bisa juga disebut timesheet Invoice adalah dokumen tagihan pembayaran untuk jam kerja yang dilakukan seseorang setelah melebihi standar jam kerja umum.

Biasanya, faktur jenis ini dibuat oleh perusahaan atau karyawan untuk menagih berdasarkan jam kerja dan tarif standar gaji.

Mayoritas digunakan leh karyawan kontrak yang dibayar per jam oleh atasan seperti pengacara, konselor, konsultan bisnis dan psikolog.

9. Laporan biaya perjalanan

Laporan biaya perjalanan atau Expense Report termasuk invois. Mengapa? Karena laporan ini menyertakan rincian biaya yang dikeluarkan dan yang harus dibayarkan.

Misalnya, ada perusahan yang kirim karyawan untuk ketemu sama klien di luar kota. Nah, si karyawan ini bisa buat laporan pengeluaran untuk ditagih kepada perusahaan atas semua biaya yang dikeluarkan.

Seperti biaya menginap di hotel, biaya makan dan minum, biaya pesawat atau mungkin mobil dan lain sebagainya.

10. Invois sementara

Faktur sementara atau interim invoice adalah faktur yang digunakan untuk penagihan pembayaran proyek-proyek skala besar.

Biasanya, ada perjanjian sebelumnya antara kontraktor dan perusahaan terkait dengan durasi pembayaran setelah mencapai progress tertentu atau durasi waktu tertentu..

Karena itu, interim invoice bisa disebut faktur sementara waktu yang bisa membantu arus kas perusahaan saat mengerjakan satu proyek jangka panjang.

11. Final Invoice

Final invoice atau faktur akhir adalah faktur yang dikirim kepada klien setelah proyek selesai dibuat sebagai tagihan pembayaran.

Informasi dalam faktur jenis ini lebih rinci dari faktur proforma diatas termasuk faktur interim karena melibatkan produk, layanan sampai biaya yang dikeluarkan saat mengejarkan proyek.

Seperti gaji karyawan, biaya peralatan, biaya lain-lain, pajak, nomor faktur, tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran yang didukung.

12. Invois jatuh tempo

Past due invoice atau invois jatuh tempo adalah faktur yang menginformasikan tagihan atau pembayaran yang sudah jatuh tempo.

Pemberitahuannya setelah tanggal jatuh tempo terlewat, bisa dalam sehari, dua hari atau mungkin seminggu.

Selain rincian dan metode pembayaran yang didukung, dalam faktur jenis ini ada tambahan denda keterlambatan pembayaran dan bunga terutang.

13. Faktur berulang

Faktur berulang atau recurring invoice adalah faktur yang diberikan kepada klien untuk membayar tagihan dengan jumlah yang sama tiap bulan atau tahun.

Biasanya digunakan oleh perusahaan teknologi untuk tagihan pembayaran langganan paket sesuai dengan harga yang tertera.

Contohnya, jika anda langganan hosting dan domain dari Niagahoster, tiap kali domain jatuh tempo, akan ada pengingat untuk perpanjang layanan.

Pengingat ini disertai dengan invois yang menginformasikan jumlah biaya yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, PPN dan kode unik.

13. E-invoice

Terakhir ada faktur elektronik atau e-invoice yang merupakan istilah general untuk semua jenis faktur diatas tapi bentuknya sudah digital.

Pengirimannya tentu dilakukan secara elektronik bisa lewat email, aplikasi pesan instan seperti WhatsApp termasuk tautan di SMS.

Faktur jenis ini sangat memudahkan perusahaan dalam melakukan penagihan dan prosesnya lebih cepat. Cara buatnya pun jauh lebih mudah.

Fungsi Invois

Fungsi invois tidak terbatas pada informasi detail pesanan, harga dan metode pembayaran yang didukung.

Artinya, ada fungsi lain dari invois selain yang sudah disebutkan diatas, seperti:

  • Sebagai dokumen perincian barang atau produk yang akan dibeli konsumen sehingga mereka bisa tahu apa saja produk yang dibeli, harganya berapa, unitnya berapa dan lain sebagainya
  • Sebagai dokumen yang memberikan informasi termin pembayaran atau jangka waktu pembayaran yang harus dilakukan konsumen
  • Sebagai bukti kesesuaian tagihan pembayaran dengan harga produk yang dijual alias bisa dijadikan bukti sah atas harga barang
  • Bisa digunakan sebagai dokumen audit perkembangan bisnis dan keuangan suatu perusahaan
  • Mempermudah divisi keuangan dalam melakukan pembukuan sehingga perkembangan bisnis bisa dilacak
  • Bisa dijadikan acuan harga kepada pembeli jika ingin menjual produk yang dibelinya ke orang lain atau tangan ketiga
  • Membantu menginformasikan metode pembayaran yang didukung apakah itu transfer bank, cash atau metode lain
  • Memudahkan perusahaan melacak pajak pembelian atas produk dengan mudah

Fungsi tambahan lain mungkin kembali sama pembuatnya apakah itu entitas bisnis atau personal seperti freelance, blogger atau Youtuber.

Rincian Item dalam Invoise

Lantas, apa aja rincian item yang ada dalam Invoise? Untuk rincian itemnya bergantung sama jenis invois yang dibuat.

Maksudnya gimana sih? Maksudnya, jika jenis invoicenya biasa, maka rincian item yang ada di invoice mungkin terbatas pada produk, harga dan metode pembayaran.

Berbeda dengan invois komersial atau bisnis yang harus menyertakan informasi tambahan seperti PPN, pajak bea masuk dan lain sebagainya.

Hanya saja, mayoritas invois menyertakan beberapa item, seperti:

  • Keterangan dokumen yang ada dibagian atas dengan nama invoice sehingga pelanggan bisa mengetahui jenis dokumen yang diterima
  • Disertai dengan nama pelanggan sebagai tujuan tagihan pembayaran
  • Identitas penjual atau perusahaan tempat pelanggan melakukan pembelian produk. Poin ini bisa disertakan juga di bagian atas dokumen
  • Nomor invoice atau bisa juga disebut nomor tagihan pembayaran sebagai nomor identifikasi unik pembayaran terlebih jika prosesnya otomatis
  • Informasi barang yang dibeli termasuk jenis produk, jumlah produk, harga per produk, total biaya yang harus dibayar dan jumlah pajak yang ditanggung pembeli
  • Diskon dan biaya pengiriman jika barang tersebut harus dikirim lewat ekspedisi
  • Metode pembayaran yang tersedia apakah itu transfer bank, eWallet dan lain sebagainya. Pastikan juga nama rekening, nomor VA pembayaran sampai nomor eWallet ada dalam Invoice

Meski demikian, informasi dalam invoice bisa ditambah atau dikurangi tergantung sama kebutuhan pembuat.

Misalnya, anda bisa tambahkan nomor invoice atau nomor tagihan, tanggal invoice, admin invoice dan lain sebagainya.

FYI, nomor invoice adalah nomor identifikasi unik untuk otomatisasi pembayaran. Dalam beberapa kasus, nominal pembayarannya ditambah sebagai kode identifikasi.

Sementara, tanggal invoice adalah detail waktu invoice dibuat dan tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum tagihannya hangus.

Bagaimana dengan admin Invoice? Apa yang dimaksud dengan Admin Invoice? Admin Invoice adalah orang yang ditunjuk atau diberikan tanggunjawab mencetak dan membuat invoice.

Contoh invoice atau faktur

Untuk contoh invoice ada banyak. Bisa cari satu dari beberapa tagihan atau faktur yang diterima saat order barang di olshop.

Agar jelas, berikut disajikan beberapa contoh invoice yang pernah saya buat, lihat dan diperoleh, diantaranya.

  • Contoh INVOICE 1 yang diperoleh dari faktur pembayaran tagihan Niagahoster yang didalamnya menginformasikan nama produk, total harga, PPN dan kode unik yang dijadikan nomor identifikasi pembayaran otomatis seperti yang terlihat pada gambar dibawah:
Invoice Adalah
  • Contoh INVOICE 2 yang saya buat sendiri untuk dijadikan dokumen tagihan ke perusahaan yang order jasa content placement di blog ini sebagaimana yang saya ceritakan di pembuka artikel
Invoice Adalah
  • Contoh Invoice 3 berbahasa Inggris yang diperoleh dari situs slide invoice yang didalamnya melibatkan nomor invoice, kode pemesanan, tanggal pemesanan, tanggal jatuh tempo, total, informasi pajak dan lain sebagainya
Invoice Adalah

Seperti yang saya sebutkan diatas, item dalam invoice bisa disesuaikan sama kebutuhan atau perusahaan yang mengeluarkan faktur tersebut.

Penutup

Peran invois sangat penting dalam suatu bisnis atau perusahaan karena memudahkan pelanggan atau konsumen melihat rincian produk dan harga yang harus dibayar.

Termasuk juga aspek-aspek lain yang perlu diketahui oleh mereka seperti pajak, tanggal jatuh tempo pembayaran dan lain sebagainya.

Disisi lain, perusahaan atau brand punya banyak keuntungan saat membuat Invoice dimana bisa memudahkan pencatatan atas transaksi keuangan yang terjadi.

Demikian artikel tentang Invoice adalah: pengertian, jenis, fungsi, rincian item dan contoh. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar