Salah satu aktivitas daring yang banyak diselenggarakan sekarang ini adalah webinar online. Nah di artikel ini akan saya ulas contoh surat undangan webinar online dan Offline.
Seminar online, yang kadang juga disebut webinar, merupakan salah satu kegiatan yang didalamnya membicarakan suatu masalah.
Kalau dulu, seminar biasanya dilakukan secara online, maka sejak internet mulai merambah dunia kerja dan akademik, ada kemudahan untuk melakukan seminar.
Disisi lain, karena merupakan kegiatan yang dilakukan secara formal, maka penyelenggaraan webinar pun tetap harus menggunakan surat undangan.
Dengan demikian, jika ada dari anda yang mau buat webinar online dan belum tahu cara buat surat undangannya, bisa lihat contoh dibawah ini.
Apa itu Surat Undangan Webinar?
Surat undangan webinar adalah surat yang dibuat untuk diberikan kepada seseorang, lembaga atau organisasi untuk menghadiri webinar yang diselenggarakan.
Surat jenis ini diberikan kepada masing-masing peserta yang secara individual di udang atau ditujukan untuk instansi atau organisasi.
Undangan webinar juga bisa diberikan kepada pemateri atau pimpinan ahli seperti pakar atau guru besar untuk jadi fasilitatornya.
Karena itu, webinar termasuk surat formal yang dikeluarkan panitia penyelenggara kegiatan webinar dengan tetap melibatkan unsur-unsur surat kebanyakan.
Dengan demikian, struktur surat webinar ini mengikuti srtruktur surat formal lain, seperti:
- Ada KOP surat yang berisikan organisasi atua lembaga yang mengeluarkan surat, termasuk alamat, nomor telepon, email serta narahubung
- Ada nomor, lampiran dan perihal pembuatan surat
- Ada informasi soal tanggal dikeluarkannya surat, termasuk tempat surat itu dikeluarkan
- Ada tujuan surat. Disesuaikan sih. Jika pemerintah yang baut surat, maka bisa hanya ditulis kepada Kepala Dinas Se Kabupaten, Kepala Sekolah Se Kabupaten dan lain sebagainya
- Ada salam pembuka dan salam penutup pada surat
- Ada informasi soal waktu dan tempat pelaksaaan webinar termasuk hari dan tanggal, waktu, tempat, link pendaftaran, link zoom dan catatan kegiatan
- Tanda tangan orang yang berwenang mengeluarkan surat undangan tersebut, bisa kepala dinas, kepala sekolah, kepala instansi, kepala organisasi dan lain sebagainya
Itu saja sih. Selebihnya tinggal disesuaikan sama kebutuhan. Misalnya, dalam beberapa kasus, suratnya hanya berisikan undangan webinar.
Sementara, jadwal kegiatan dan link webinar dilampirkan dalam surat disertai dengan jadwal seminar.
Oh iya, surat jenis ini pun bisa dicetak untuk dikirimkan secara offline lewat kantor POS misalnya atau di bagikan secara offline.
Contoh Surat Undangan Webinar Online dan Offline
Tanpa perlu berlama-lama, berikut disajikan contoh surat undangan webinar online dan offline. Berikut artikelnya untuk anda:
1. Contoh surat undangan webinar
Contoh yang pertama ini tetap menggunakan struktur surat formal kebanyakan. Hanya saja, tidak ada lampiran dalam surat ini karena jadwal webinar ada didalam isi surat. Berikut contohnya:
| Pemerintah Kabupaten Banggai Kepulauan Dinas Kesehatan Jl. Trikora Salakan https:// email : diskesbangkep@gmail.com Salakan Salakan, 22 Oktober 2021 Nomor : Kepada: Lamp: Yth. Kepala TK, SD dan SMP Perihal Negeri Dan Swasta Se-Kabupaten Banggai Kepulauan di Salakan Menindaklanjuti surat dari Direktur pemberdayaan informatika, Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika, Kementrian Komunikasi dan Informatikan RI No… tanggal 16 Juli 2021 Perihal Dukungan Webinar Gerakan Nasional Literasi Digital 2021, dengan ini kami mohon saudara mengikutsertakan guru dan siswa untuk megnikuti kegiatan tersebut yang akan dilaksanakan pada: Hari, tanggal: Waktu Tempat: Link Pendaftaran: Link Zoom: Catatan: Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimas kasih Plt. Kepala DInas Kesehatan Kabupaten Banggai Kepulauan ttd Chairul, S.Pd., M.Si Pembina Tk. I NIP. |
Untuk informasi saja, jika strukturnya demikian, baiknya surat undangan tersebut dibagikan secara offline dan online.
Lebih bagus sih secara online agar peserta dapat dengan mudah copy paste link zoom yang ada di badan surat.
Atau, jika ada tautan pendaftaran seminar, isa sertakan juga agar pendaftarna peserta bisa dilakukan setelah surat diterima.
2. Contoh Surat undangan Zoom Meeting
Anda juga bisa menggunakan contoh surat undangan webinar yang kedua dibawah ini. Struktur suratnya sih sederhana dimana tidak ada KOP surat.
Disisi lain, dalam surat ini juga pembuat surat bisa buat link konfirmasi kehadiran dimana peserta bisa melakukan pendaftaran lewat link tersebut.
Apabila pendaftar sudah di konfirmasi, maka link akan diberikan. Pemberian link ini bisa dilakukan lewat aplikasi chat atau media lainnya.
| Manado, 01 April 2021 No. : 003/SEMOL-S2/VI/2021 Perihal : Undangan Webinar Lampiran : – Kepada Yth, Bpk. Mastur, M.Kom. Ketua Jurusan TIK di tempat. Dengan hormat, Berkenan dengan akan diselenggarakannya webinar dengan tema “Share to Everything with Apple”, lewat surat ini kami mengundang Bapak, untuk ikut ambil bagian dalam seminar tersebut, yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Senin, 05 April 2021 Waktu : Pukul 13.00 s/d 16.30 WIB Tempat : Auditorium UNIMA Besar harapan kami agar Bapak bisa hadir untuk memberikan sambutan dalam kegiatan seminar dimaksud. Demikian surat undangan ini. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Mengetahui, Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan Prof. Dr. Hj. Ratna Sarumpit, Dra. Ketua Panitia Pelaksana Ratna Galuh, SE |
Perhatikan, dalam cotnoh surat kedua ini ada informasi soal siapa yang akan jadi narasumber pada seminar online tersebut dan informasi ini tidak ada di contoh surat pertama.
Dengan demikian, anda bisa sesuaikan sama kebutuhan dan keinginan. Sehingga, isi dalam surat ringkas, jelas dan padat.
3. Contoh surat undangan rapat online
Untuk surat undangan rapat online bergantung dimana tempat pelaksanaannya apakah lewat zoom meeting atau media lainnya, Google meet misalnya.
Jika surat resmi maka harus sertakan dengan KOP surat atau panitia pelaksana rapat online tersebut. Berikut contohnya:
| KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI MANADO FAKULTAS EKONOMI DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA Sekretariat: Jln. Tonsaru UNIMA No. 001 Tondano Selatan, Minahasa 95168 Tondano, 14 Desember 2021Nomor : 11/DPM-Fak/Ek/III/2021 Lampiran: – Hal: Undangan Webinar Kepada yth, Ir. Juliandra M.Si Dekan Fakultas Ekonomi Di Tempat Dengan hormat, Berkenan dengan akan diadakannya webinar online dengan tema, DPM dan Disrupsi Era 4.0 yang akan diselenggarakan pada: Hari/tanggal: Sabtu, 18 Desember 2021 Waktu: 04:00 – 18.00 WITA Tempat: Zoom Metting Link : Terlampir Jadwal kegiatan: Terlampir Kami mengundang bapak untuk hadir dalam kegiatan tersebut sekaligus untuk memberikan materi dengan tema “Apakah DPM masih relevan dalam kehidupan kamus?”. Demikian surat undangan ini dibuat. Besar harapan kami agar bapak bisa hadir. Atas perhatian, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami Ketua DPM Sista Runtukahu Ketua Panitia Anggi Mokadolang |
Penutup
Seperti yang saya sebutkan diatas dimana pembuatan surat ini bisa disesuaikan sama kebutuhan penyelenggara seminar online.
Artinya, struktur surat cukup fleksibel. Yang penting, ada inforamsi soal kapan kegiatan akan diselenggarakan dan tempat penyelenggaraannya.
Jika ada tambahan, masukkan atau mungkin koreksi terkait postingan ini boleh sampaikan di kolom komentar.
Demikian artikel tentang contoh surat undangan webinar online dan offline. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***