Contoh Surat Tagihan Pembayaran: Pengertian, Fungsi dan Kegunaan

Surat tagihan pembayaran biasanya dibuat untuk diberikan kepada seseorang atau entitas bisnis yang belum melakukan pembayaran atas pembelian yang dilakukan.

Meski demikian, ia secara teknis berbeda dengan surat hutang piutang, Makanya, bentuk surat ini semi-formal dan surat bisa dikirim berulang.

Misalnya, anda beli produk di perusahaan A dan pembayaran akan dilakukan setelah barnag diterima atau setelah unit barang terjual di angka tertentu.

Karena pembayaran belum juga dilakukan, bagian keuangan perusahaan A mengirimkan surat tagihan pembayaran kepada anda.

Dan untuk anda yang pengen buat surat tagihan pembayaran atau ingin lihat contohnya gimana, simak artikel ini sampai habis.

Apa itu surat tagihan pembayaran?

Surat tagihan pembayaran adalah surat yang didalamnya berisikan pemberitahuan dari satu pihak ke pihak lainnya tentang informasi tagihan yang belum dibayarkan.

Dengan demikian, setelah surat jenis ini diterima pihak debitur, maka ia akan segera melunasi tagihan tersebut secepatnya.

Dalam beberapa kasus, tagihan pembayaran disertai denga informasi barang yang dipesan, biaya sampai kesepkatan lain yang dibicarakan sebelumnya.

Karena itu, dalam surat tagihan ini wajib menyertakan faktur atau invoice pada lampiran dan saat pihak debitur melakukan pembelelian, mereka biasanya akan mengirimkan purchase order.

Agar jelas, berikut disajikan beberapa item yang harus ada dalam surat tagihan ini, diantaranya:

  • Inforamsi tunggakan pembayaran atau tagihan yang belum dipahak debitur
  • Total invoice tunggakan yang harus dibayarkan dengan atau tanpa adanya denda
  • Ada informasi dalam surat yang menekankan bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran sudah lewat
  • Ada tenggat waktu pembayaran atau dispensasi selama 1-2 minggu dengan harapan agar tagihans segera dibayarkan

Itu saja sih. Selebihnya tinggal sesuaikan sama kebutuhan masing-masing dan jenis surat tagihan pembayarna yang dibuat.

Misalnya, ada pembicaraan sebelumnya agar pihak kreditur memberikan surat pengingat soal tagihan pembayaran termasuk ketentuan pihak perusahaan.

Misalnya, jika tagihan tidak dibayarkan lebih dari tiga bulan, akan ada denda keterlambatan bayar. Yang tentu saja, syarat ini harus dibicarkan dulu dengan pihak debitur.

Lantas, apa sih fungsi dan kegunaan surat tagihan pembayaran ini? Secara umum, fungsinya ada banyak, seperti:

  • Sebagai pengingat bahwa ada tagihan pembayaran yang harusd ibayarkan atau sudah lewat tanggal jatuh tempo pelunasan
  • Untuk media informasi soal jenis tagihan apa yang belum dibayarkan dan total harga yang harus dibayarkan berapa
  • Untuk memudahkan dalam proses pencatatan keuangan antar kreditur dan debitur

Karena fungsi dan kegunaannya demnikian, maka dalam surat ini tidak perlu ditandatangani oleh direktur atau pimpinan perusahaan.

Cukup Manager keuangan saja. Namun kembali ke aturan internal perusahaan apakah surat jenis ini harus ditandatangani atasan atau tidak.

2+ Contoh surat tagihan pembayaran yang baik dan benar

Tanpa perlu berlama-lama, berikut disajikan contoh surat tagihan pembayaran yang baik dan benar

1. Contoh surat tagihan pembayaran B to B

Untuk contoh tagihan yang pertama ini diberikan kepada satu perusahaan kepada perusahaan lain atau Bussiness to Bussiness tentang tagihan yang belum dibayarkan.

Dibagian bawah anda bisa download versi PDF dan Word dari surat tagihan ini. Berikut contohnya:

PT. Bungaraja Sentosa Makmur
Jl. Padang Panjang No. 133
Jakata Barat

Nomor: 101/ES/V/2021 20 Mei 2015
Lampiran: Invoice
Hal: Tagihan pembayaran

Kepada
PT. Diraja Aman Damai
Jl. Melati No. 111b
Medan

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami beritahuan bawah menurut pembukuan kami, PT. Diraja Aman Damai masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 40.000.000 [Empat puluh Juta Rupiah] sesuai faktur No. 111/EB/IV/2021 yang salinannya akan disertakan dalam lampiran surat ini.

Mengingat ini sudah lebih dari 1 bulan batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap PT. Diraja Aman Damai segera melunasinya.

Demikian pemberitahuan kami sampaikan atas perhatian, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
PT. Bungaraja Sentosa Makmur


Matilda Jacob, S.E., Ak
Manager keuangan

2. Contoh surat tagihan dari perusahaan kepada entitas perorangan

Sementara, jika anda ingin buat surat tagihan dari perusahaan kepada entitas peroragan, bisa gunakan contoh dibawah ini.

Sama seperti contoh pertama diatas dimana anda juga bisa download versi Word [.Docs] dan juga PDF pada dua tombol yang sudah saya siapkan dibawah.

PT. Aman Dami Makmur
Jalan Baru No 331
Bandung

Nomor : 404-Not Found/STP/XI/2021 20 November 2021
Lampiran: Faktur
Hal: Tagihan pembayaran


Kepada yth,
PT. Triputra Pratama, tbk
Jl. Mangga Besar No. 111
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan keuangan kami, pihak PT. Triputra Pratama masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp20.000.000 [Dua puluh Juta Rupiah] sesuai dengan nomor tagihan 301/INV/V/202, yang salinannya akan disertakan dalam lampiran surat ini.

Mengingat sudah lebih dari 4 bulan sejak tanggal jatuh tempo pembayaran yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengna ini kami sangat berharap pihak PT. Triputra Pratama segera melunasi tagihan tersebut.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Aman Damai Makmur


Pretty Kumalasari
Manager Keuangan

Seperti yang terliha diatas dimana format surat jenis ini pada dasarnya sama seperti format surat resmi lain.

Dimana, pada bagian atas ada kop surat yang menginformasikan soal perusahan atau organisasi yang mengeluarkan surat.

Kemudian diikuti dengan nomor, tanggal surat dibuat, lampiran dan perihal surat. Kemudian diikuti dengan penerima surat atau tujuan pembuatan surat,

Diiikuti dengan isi surat yang didalamnya menginformasikan soal tujuan surat dan pemberitahuan soal kewajiban yang harus dibayarkan.

Jangan lupa juga sertakan tanggal jatuh tempo pembayaran, durasi waktu tertunggak sampai dorongan agar tagihan segera dilunasi secepatnya.

Diikuti dengan salam penutup dan tanda tangan dari pihak pembuat surat atau yang punya wewenang bagian pembuatan surat tagihan pembayaran.

Satu hal penting yang harus dilibatkan adalah bukti tagihan pembayaran dan ini wajib disertakan pada lampiran surat.

Bukti tagihan pembayaran adalah faktur atau invoice yang dikeluarkan pihak perusahaan sebagai bukti adanya transaksi antara satu pihak dengan pihak lain.

Lantas, bagiamana cara agar tagihan pembayaran segera dilunasi? Ada banyak cara. Salah satunya dengan mengirimkan surat secara berkala.

Usahakan untuk kirim setiap bulan sampai tagihannya dibayar dengan tetap sertakan informasi-informasi penting dalam surat.

Penutup

Diatas hanyalah contoh, begitu juga dengan nama perusahaan, nomor, lampiran sampai dengan isi surat.

Artinya, anda bisa modifikasi surat tersebut sesuai kebutuhan untuk kemudian dikirimkan kepada pihak terutang.

Tetap perhatikan inden, batas antar kop surat, buat tab agar nomor dan lampiran terlihat lebih rapi di surat.

Demikian artikel tentang contoh surat tagihan pembayaran, termasuk pengertian, fungsi dan kegunaan. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar