Pengertian, Fungsi, Cara Buat dan Contoh Purchase Order

Salah satu dokumen penting dalam proses pengadaan barang adalah Purchase order yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual.

Soal ini juga sudah saya singgung di postingan sebelumnya tentang Invoice. Hanya saja, Invoice dibuat oleh penjual dan bukan pembeli.

Untuk item yang ada dalam purchase order mirip-mirip dengan yang ada pada Invoice meski ada beberapa item yang ditambahkan sesuai keinginan admin PO.

Mulai dari ekspedisi yang dipilih, metode pembayaran yang didukung, jumlah barang yang dibeli dan lain sebagainya.

Namun, masih banyak orang yang bingung definisi purcahse order yang sebenarnya itu seperti apa termasuk fungsi dan cara buatnya gimana.

Itulah yang kemudian jadi dasar atau alasan mengapa artikel tentang pengertian dan cara buat PO ini saya buat.

Karena itu, untuk anda yang sering bertanya contoh purchase order, dokumen purchase order, fungsi purchase order sampai pengertian blanket purchase order.

Termasuk juga contoh PO simple, contoh form purchase order manual dan cara membuat purchase order di Excel, simak artikel ini sampai habis.

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order, yang biasa disingkat jadi PO, adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual.

Informasi dalam PO cukup beragam tapi utamanya berisikan inventaris barang yang mau dibeli. Contoh paling sederhana dari PO adalah saat tekan tombol Cart di olshop.

Didalam chart itu ada detail pesanan yang dibuat, jumlah dan jenis produk yang dibeli, metode pembayaran yang didukung sampai opsi pengiriman.

Istilah ini sendiri kadang digunakan secara bergantian dengan purchase requisition meski ada perbedaaan teknis antar dua istilah diatas.

Dimana, permintaan pembelian atau purchase requisition hanyalah dokumen yang bertindak sebagai kontrak sementara antara pembeli dan penjual.

Baca Juga:

Dengan mengirimkan PO, berarti pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa kepada supplier atau penjual untuk jumlah yang telah ditentukan.

Karena pesanan sudah disepakati sebelum tagihan diterima maka invoice dibuat oleh penjual sebagai bentuk asuransi untuk non-payment.

Lantas, bagaimana cara kerja dari Purchase Order ini? Cara kerjanya cukup sederhana tapi tergantung siapa yang buat.

Misalnya, anda mau stock makanan hewan dalam jumlah banyak di agent, toko official atau mungkin dari pabriknya langsung.

Maka anda buat PO untuk pesan berbagai makanan sebagai stok untuk setiap jenisnya termasuk didalamnya makanan kucing, anjing, ayam dan lain sebagainya.

Pembeli juga bisa buat pesanan khusus untuk pengiriman dalam jumlah besar atau pembelian berulang.

Pesanan berulang ini memungkinkan pembeli untuk membeli produk yang sama berkali-kali dengan atau tanpa menggunakan nomor PO yang sama.

Apabila penjual setuju dengan kontrak dalam invoice, atau sudah ada kesepakatan sebelumnya, maka barang langsung akan dikirim.

Tapi, sebelum barang dikirim, penjual akan buat invoicenya dulu untuk diberikan kepada pembeli. Soal metode pembayaran bisa disesauikan sama kesepakatan awal.

Fungsi Purchase Order

Secara umum, fungsi purcahse order ini terbagi dalam dua bentuk. Pertama, fungsi untuk pembeli dan kedua untuk penjual.

Lantas, apa sih fungsi purcahse order? Simak tabel dibawah ini:

Fungsi PO untuk pembeliFungsi PO untuk penjual
Terindar penipuan dari seller nakalTerhindar dari penipuan yang dilakukan konsumen
Mengetahui item apa saja yang dibeliMengetahui produk apa saja yang sudah terjual
Memudahkan dalam pencatatan inventaris barangMemudahkan untuk melacak pajak tertanggung untuk produk yang terjual
Mengetahui merk, nama barang dan jumlah produk yang dibeliMengetahui merk, nama barang dan jumlah produk yang terjual
Memudahkan pelacakan program pengadaan barangMemudahkan pelacakan barang yang terjual
Pelacakan informasi supplierPelacakan informasi pembeli

Intinya, ada banyak keuntungan yang didapatkan baik oleh pembeli dan penjual, langsung ataupun tidak langsung.

Sebagai contoh, dalam PO biasanya kan ada informasi soal merk, nama barang, jumlah, waktu pengiriman dan metode pengiriman.

Dari berbagai informasi diatas, ada tiga infomasi paling penting. Pertama, nomor PO dan juga alamat pembeli.

Informasi tersebut memudahkan penjual dalam proses pencatatan arus barang keluar atau barang yang sudah terjual.

Cara Buat Purchase Order yang Baik dan Benar

Dalam buat purchase order, pemilik bisnis bisa menggunakan berbagai tools online yang banyak tersedia di luar sana.

Bisa buat juga manual dengan menggunakan MS. Word atau Excel untuk buat sendiri. Hanya saja, ada beberapa informasi wajib yang harus ada dalam PO, diantaranya:

  • Tanggal pembuatan PO dengan format reguler yakni dd/mm/yyyy
  • Rincian produk yang mau dibeli berdasarkan kategori termasuk jumlah untuk setiap produk
  • Detail produk termasuk nomor SKU, nomor model dan nama merk
  • Harga di setiap unit produk yang mau dibeli
  • Tanggal pengiriman dan ekspedisi pengiriman yang digunakan
  • Nomor identifikasi Purchase Order
  • Informasi bisnis termasuk alamat pengiriman, penagihan, nama perusahaan sampai kontak
  • Metode atau opsi pembayaran yang dipilih, apakah bayar dimuka setelah invoice diterima atau tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum atau sesudah barang dikirim

Untuk contoh saja, setelah melihat informasi apa saja yang wajib diisi, ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk buat purchase Order:

  • Disarankan pakai komputer atau laptop. Apabila komputer atau laptopnya sudah terbuka, langsung buka Microsoft Office atau Excel yang terinstal. Bisa juga pakai tools lain, Google Docs misalnya. Untuk contoh saja, disini saya pakai Microsoft Office Word
  • Setelah dokumen baru terbuka, silahkan buat tabel baru yang terdiri dari tiga kolom atau lebih sesuai kebutuhan
  • Dibagian atas kolom, isi dengan informasi: Purchase order atau PO lalu klik Enter dan isi nomor purchase order termasuk alamat pembuat PO. Masukkan juga informasi supplier yang akan menerima purchase order tersebut sampai nomor telepon dan alamat lengkapnya
  • Kalau sudah, pada tabel yang baru dibuat, isi item apa saja yang dibeli dalam bentuk kategori mulai dari nama produk, kode, jumlah, harga, dan total pembayaran
  • Jangan lupa juga masukkan informasi soal metode pembayaran yang didukung dan ekspedisi yang dipilih untuk pengiriman barang dibagian bawah dokumen

Selesai, sampai disini anda sudah berhasil buat purchase order. Informasi yang ada bisa disesuaikan sama kebutuhan anda.

Oh iya, dokumen purchase order ini bisa dicetak atau dibuat secara digital tergantung sama kebutuhan dan keperluan pembuat.

Contoh Purchase Order

Jika ada dari anda yang masih bingung bentuk purchase order, bisa lihat tiga contoh PO dibawah ini:

1. Contoh purchase control

purchase order

Jika buat purchase order dengan tujuan untuk kontrol belanja barang maka yang dibuat adalah purchase control seperti yang terlihat pada gambar diatas.

Dalam Purchase Control ini ada beberapa informasi yang wajib diisi mulai dari supplier tujuan, alamat pengiriman barang, tanggal sampai dan informasi soal barang yang dipesan.

2. Contoh purcahse order sederhana

Pengertian, Fungsi, Cara Buat dan Contoh Purchase Order

Berikutnya ada contoh purchase order yang cukup sederhana dimana hanya ada informasi soal nama pembuat PO dan vendor.

Termasuk juga deskripsi item atau produk yang dimiliki, harga per unit, jumlah sampai pajak. Contoh PO satu ini cocok digunakan untuk UMKM di Indonesia.

3. Contoh purcase order lengkap

Pengertian, Fungsi, Cara Buat dan Contoh Purchase Order

Contoh yang satu ini bisa diikuti oleh anda yang bingung cara buat purcahse order dan item apa saja yang harus diisi dalam dokumen tersebut.

Pada PO satu ini ada informasi soal vendor atau supplier dan costumer, termasuk juga ketentuan pengiriman, metode sampai tanggal pengiriman.

Informasi produk pun cukup jelas dimana ada kode produk, deskripsi produk, kuantitas atau jumlah, harga per unit dan harga total.

Dibagian bawah ada tambahan informasi soal sub total biaya yang harus dibayarkan, pajak sampai total biaya termasuk pajak, harga total barang dan biaya pengiriman.

Jika ada dari anda yang mau buat purchase order, bisa satu dari beberapa contoh diatas untuk memudahkan pembuatan PO yang dilakukan.

Hanya saja, tetap sesuaikan sama kebutuhan. Misalnya, jika barang dibeli di luar negeri, selain pajak juga harus sertakan biaya bea masuk.


FAQ

Beberapa pertanyaan yang mungkin akan diajukan terkait postingan ini akan saya ulas dalam QnA dibawah, berikut daftarnya:

1. Apa bedanya Purchase Order dan Invoice?

Ada beberapa perbedaan teknis antara purchase order dan invois salah satunya dari pembuat dokumen.

Dimana, purchase order dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual sementara invoice dibuat oleh penjual kepada pembeli.

Dengan kata lain, PO ini dibuat sebelum produk dibeli termasuk rincian atau metode pembayaran yang diinginkan.

Sebaliknya, Invoice atau faktur dibuat oleh penjual sebagai tagihan agar barang bisa dikirimkan.

Didalamnya ada informasi lain seperti detail pesanan, harga, pajak, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Ulasan lebih lengkap soal perbedaan Purchase Order dan Invois ini sudah saya bahas di postingan sebelumnya disini.

2. Apa sih yang dimaksud dengan Blanket purchase order [BPO]?

Blanket purchase order adalah kontrak pembelian atau perjanjian belanja barang antara pembeli dan penjual.

Karena bentuk dokumennya berupa kontrak, maka saat belanja barang dilakukan, harga yang dipatok harus sama dengan harga sebelumnya.

Termasuk didalamnya ekspedisi yang ditunjuk, metode pembayaran yang didukung dan lain sebagainya.

3. Apa yang dimaksud dengan Admin Purchase Order?

Admin Purchase Order adalah orang yang ditunjuk untuk buat purcahse order dengan ketentuan yang beraku pada perusahaan.

Dengan demikian, tugas admin ini ada banyak. Karena selain untuk buat daftar belanja barang, juga harus memastikan barang yang dipesan sampai.

Termasuk pengecekan kualitas barang, melakukan pembayaran atas barang yang dibeli, melakukan dokumentasi faktur dan pelaporan belanja barang ke atasan.

4. Apa yang dimaksud dengan dokumen Purchase Order?

Dokumen Purchase Order adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan barang atau belanja barang.

PO juga termasuk dokumen. Jumlah dokumen atau informasi dalam dokumen tergantung kuantitas barang yang dipesan.

5. Apa bedanya Purchase Order dan Purchase Requisition?

Bedanya ada pada tingkat persetujuan barang. Dimana, kalau purchase requisition terbatas pada pengecekan barang.

Artinya, purchase requisition adalah bentuk awal dari PO. Dan apabila disetujui atasan, maka status dokumen berubah jadi purchase order.

Penutup

Bagi pelaku bisnis, purcahse order memudahkan dalam proses pengadaan sampai pencatatan invetasi barang yang dibeli.

Dan ini berguna saat pengecekan atau audit terhadap barang tersebut. Sekaligus untuk memudahkan dalam pelacakan belanja barang yang dilakukan perusahaan.

Demikian artikel tentang pengertian, fungsi, cara buat dan contoh Purchase Order. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar