Pengalaman, Cara dan Contoh Analisis SWOT Organisasi

Analisis SWOT organisasi adalah salah satu cara mengetahui modal yang dimiliki, baik personal atau organisasi, untuk mencapai visi misi pengurus atau organisasi secara keseluruhan.

Beberapa waktu lalu saya diminta untuk jadi fasilitator masa orientasi pengurus di salah satu organisasi sosial kemasyarakatan yang anggota aktifnya sebagian besar mahasiwa.

Momen ini bukan kali pertama terjadi karena hampir tiap tahun, setelah pelatikan pengurus baru, saya diminta jadi fasilitator untuk materi yang sama.

Termasuk materi yang masih punya kaitan sama SWOT seperti manajemen organisasi, rencana strategis dan lain sebagainya.

Metodenya beda sama analisis bisnis atau usaha meski pada dasarnya, bisnis pun masih berbentuk organisasi.

Di artikel ini akan saya ulas contoh analisis SWOT untuk organisasi kemahasiswaan seperti BEM, HIMAPRO, HIMAJU atau untuk organisasi sekolah seperti OSIS.

Karena itu, untuk anda yang sering bertanya apa sih maksud analisis SWOT? Apakah ada contoh analisis SWOT diri sendiri untuk organisasi? Contoh analisis SWOT organisasi mahasiswa? Simak artikel ini sampai habis.

Apa itu Analisis SWOT?

Analisis SWOT yang juga disebut metriks SWOT atau analisis KKPA [kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman] adalah teknik perencanaan strategis yang digunakan untuk membantu seseorang atau organisasi mengedentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman.

Jadi ada empat item yang akan dianalisis satu per satu. Proses identifikasinya harus spesifik dan merupakan poin kunci dari KKPA itu sendiri.

Dalam analisis SWOT, akan dipelajari faktor-faktor apa saja yang yang mendorong tumbuhnya organisasi dan kekuatan apa yang nantinya menghambat gerak organisasi.

Dua poin diatas akan terbagi dalam dua kategori yakni internal dan eksternal organisasi seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini.

 Kekuatan yang mendorong tumbuhnya organisasiKekuatan yang menghambat organisasi
Pengaruh internal organisasiStrenghts [Kekuatan]Weaknesses [Kelemahan]
Pengaruh eksternal lingkunganOpportunities [Peluang]Threats [Ancaman]

Agar jelas, berikut saya jabarkan maksud dari tiap kolom diatas, yang mana:

  • Kekuatan adalah karakteristik organisasi yang jadi keunggulan dibanding organisasi lain dengan fungsi dan tujuan yang sama
  • Kelemahan adalah karakteristik yang menempatkan organisasi dengan tingkat kerugian relatif
  • Peluang adalah unsur-unsur dalam lingkungan organisasi yang bisa dimanfaatkan dengan baik untuk mencapai visi misi organisasi
  • Ancaman adalah unsur-unsur eksternal yang punya pengaruh ke organisasi dan berpotensi jadi ancaman baik jangka pendek atau jangka panjang

Dengan demikian, analisis SWOT sering kali mengasumsikan bahwa kekuatan dan kelemahan sifatnya internal sementara peluang dan ancaman lebih ke eksternal.

Berangkat dari pernyataan itu, yang mana, faktor internal dianggap sebagai kekuatan dan kelemahan, bergantung pada tujuan organisasi itu sendiri.

Jadi, apa yang mewakili satu kekuatan mungkin saja jadi kelemahan saat ingin mencapai tujuan organisasi yang lain.

Dan dalam konteks organisasi, bisa berupa anggota yang gak aktif, kas yang minim, kemampuan anggotanya dan lain sebagainya.

Baca Juga: 28+ Genre Fotografi Yang Ada Saat Ini

Sementara, faktor eksternal meliputi hal-hal yang cukup berpengaruh terhadap perjalanan organsiasi seperti perubahan teknologi, undang-undang organisasi, aturan kampus sampai pendemik Covid-19, mungkin saja.

Intinya, analisis SWOT adalah metode kategorisasi dimana daftar disusun, tanpa dikritik dan tanpa prioritas, untuk mencari faktor penting apa yang akan dilakukan kedepannya.

Dengan kata lain, jika ada peluang yang kuat mungkin akan menutupi atau setidaknya menyeimbangkan ancaman yang lemah.

Oh iya, beberapa ahli dan penulis mengatakan kalau analisis SWOT ini ditemukan oleh Albert Humphrey, ketua Stanford Research Institute 1960-1970-an.

Namun Humphrey sendiri tidak pernah mengatakan bahwa dirinyalah yang menggunakan atau memperkenalkan istilah ini pertama kali.

Dengan demikian, tidak jelas siapa yang menggunakan analisis ini untuk kali pertama. Terlepas dari siapa penemunya, analisis SWOT masih sangat populer dibanding teknik analisis serupa seperti SOAR dan PRA.

Mengapa analisis SWOT penting dilakukan oleh satu organisasi?

Untuk menjawab ini, kembali ke apa yang mau di capai organisasi tersebut. Jika punya visi misi, itulah targetnya.

Beda cerita jika itu bisnis atau perusahan, maka tergetnya jelas yakni bagaimana meningkatkan profitabilitas dari waktu ke waktu.

Dengan demikian, bisnis tersebut akan grow up atau tumbuh, yang nantinya akan berdampak pada aspek-aspek lain seperti nilai saham, keuangan perusahan, branding dan seterusnya.

Umumnya, ada beberapa alasan mengapa analisis SWOT itu penting dilakukan satu organisasi, yakni:

  • Dapat digunakan sebagai cetak biru atau tahap awal untuk mengambil keputusan
  • Dapat digunakan untuk mengevaluasi posisi strategis organisasi dari berbagai jenis mulai dari organisasi non-profit, LSM, pemerintah dan lain sebagainya
  • Untuk mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang menguntungkan dan tidak menguntungkan untuk organisasi
  • Dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan atau untuk menghasilkan informasi penting untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

Saran saat melakukan analisis SWOT

Sebelum melakukan analisis SWOT, ada beberapa saran yang bisa terapkan, yakni:

  • Intentifikasi terlebih dahulu apa yang jadi kelemahan dan ancaman paling penting [urgent] untuk diatasi secara umum pada satu komponen
  • Selanjutnya baru identifikasi kekuatan dan peluang yang mungkin saja cocok untuk mengatasi kelemahan dan ancaman yang sudah diidentifikasi tadi
  • Masukkan poin-poin hasil identifikasi, yang ada pada poin pertama dan kedua, dalam bagan SWOT dibawah. Poin ini bisa dilakukan secara keseluruhan. Kalau terlalu banyak, bisa seleksi poin-poin kuncinya saja
  • Setelah itu, rumuskan strategi apa yang mau digunakan untuk mengatasi kelemahan dan ancaman. Strategi ini bisa berupa teknik menyelesaikan masalah, perbaikan dan lain sebagainya
  • Berikutnya, tentukan prioritas penanganan setiap ancaman yang mungkin saja akan terjadi. Lalu susun suatu rencana aksi untuk mengatasinya secepat mungkin.

Cara melakukan analisis SWOT Organisasi yang baik dan benar

Ada tiga langkah sederhana untuk melakukan analisis SWOT organisasi yang baik dan benar, yakni:

1. Buat metriks analisis Swot terlebih dahulu

Untuk matriknya sih sudah saya siapkan dibawah. Atau bisa unduh template yang banyak tersedia saat ini di Internet.

Lebih bagus sih kalau buat sendiri, dengan petak 2×2, yang didalamnya berisi empat aspek dalam SWOT.

Agar poin-poinnya akurat, baiknya ajak anggota organisasi lain untuk analisis bersama. Semakin banyak orang, semakin besar kemungkinan poin analisis akan bertambah.

2. Bahas poin SWOT satu per satu

Untuk membahasnya, bisa mulai dalu dari akronim SWOT itu sendiri. Yakni:

a. Kekuatan [Strenghts]

Kekuatan berisikan hal-hal yang dilakukan organisasi anda dengan baik atau hal apa yang membedakan atau jadi keunggulan dibanding organisasi serupa.

Jadi, pikirkan saja apa yang jadi keunggulan organisasi anda dibanding yang lainnya. Misalnya, anggotanya yang militan, jaringan yang luas dan lain sebagainya

Selanjutnya, tukar sudut pandang atau memposisikan diri anda sebagai anggota organisasi yang lain untuk menemukan apa yang jadi keunggulan organisasi anda dari sudut pandang mereka.

Untuk mendorong ide saat analisis dilakukan, bisa tanyakan beberapa pertanyaan dibawah ini:

  • Kekuatan apa yang diperoleh untuk bisa berkompetisi dengan organisasi lain?
  • Apa saja potensi organisasi yang menguntungkan baik personal atau keseluruhan?
  • Apa saja sumber daya yang dimiliki, entah itu sarana dan prasarana dan juga SDM yang tidak dimiliki organisasi lain?
  • Bagaimana keuangan organisaisi?
  • Bagaimana budaya organisasi?
  • Bagaimana pengaturan atau manajemen organisasi selama ini?
b. Kelemahan [Weaknesses]

Berikutnya adalah cari tahu apa yang jadi kelemahan organisasi anda, langsung ataupun tidak langsung.

Sangat penting untuk mengetahui apa kelemahan anda, agar bisa realistis untuk menghadapi kenyataan dan kebenaran organisasi tersebut.

Kelemahan dan kekuatan adalah dua fitur yang melekat. Untuk mengetahui kelemahan, fokus pada anggota, sumber daya, sistem dan apa yang tidak ada.

Kalau sulit, bisa mulai dulu dengan beberapa pertanyaan dibawah ini:

  • Apa kelemahan anggota secara personal atau kelemahan organisasi secara keseluruhan?
  • Apa saja kesenjangan kemampuan yang terjadi?
  • Apa saja kekurangan kekuatan untuk berkompetisi?
  • Bagaimana reputasi organisasi dari sudut pandang anggota organisasi lain?
c. Peluang [Opportunities]

Peluang adalah bukaan karena memungkinkan terjadinya sesuatu yang positif. Ini adalah aspek eksternal yang mungkin akan terjadi saat ini atau di masa mendatang.

Peluang ini nantinya membantu pengurus untuk menyusun kegiatan ke depan. Jika sulit, bisa mulai dari empat pertanyaan dibawah ini:

  • Bagaimana proses pengembangan organiasai yang dilakukan selama ini?
  • Tingkat keinginan mahassiwa dalam berorganisasi?
  • Bagaimana kerjasama antar organisasi yang dilakukan selama ini?
  • Pengaruh kalender akademik terhadap semangat organisasi?

d. Ancaman [Threats]

Ancaman mencakup segala hal yang bisa berdampak negatif terhadap roda organisasi, langsung ataupun tidak langsung.

Seperti masalah anggota, perubahan peraturan pemerintah terkait organisasi sosial, rekrutmen, anggota yang tidak aktif dan lain sebagainya.

Sulit? Bisa mulai dari empat pertanyaan general dibawah ini:

  • Bagaimana pengaruh lingkungan kampus terhadap kehidupan organisasi?
  • Bagaimana proses peminatan dan perhatian anggota diluar pengurus?
  • Jarak dengan kampung halaman sampai kebiasaan pulang kampung anggota?
  • Bagaimana aturan-aturan legal dari pemerintah yang mungkin saja akan menghambat gerak organisasi?

3. Tarik kesimpulan

Nantinya, peluang ini akan melahirkan empat strategi kunci, yakni:

  • Strategi SO [StrenghtsOpportunities] yang merupakan hasil kawin antara kekuatan dan peluang. Nantinya, poin-poin akan digunakan untuk menutupi apa yang jadi kelemahan atau ancaman
  • Strategi WO [Weaknesses-Opportunities] yang merupakan perpaduan antara kelemahan dan peluang. Dalam konteks organisasi, WO bisa berupa strategi untuk meningkatkan skill personal anggota, pelatihan seperti latihan kepemimpinan kader dan lain sebagainya
  • Strategi ST [StrenghtsThreats] adalah perpaduan antara kekuatan dan ancaman, yang nantinya digunakan menghasilkan poin-poin kunci dari kekuatan yang akan digunakan untuk menutupi ancaman
  • Strategi WT [WeaknessesThreats] adalah perpaduan antara kelemahan dan kekuatan, yang nantinya kelemahan ini berusaha di ketahui dan ditutupi dengan kekuatan yang dimiliki

Contoh bagan analisis SWOT

Untuk membantu anda melakukan analisis SWOT yang baik dan benar, bisa pakai contoh bagan sederhana dibawah ini:

Kekuatan [Internal]  

…………………….
…………………….
…………………….
…………………….  
Kelemahan [Internal]
 
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
Peluang [Eksternal]
 
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
Ancaman [Eksternal]  

…………………….
…………………….
…………………….
…………………….

Contoh hasil analisis SWOT

Bagan diatas akan menghasilkan poin-poin analisis SWOT, seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini:

Kekuatan [Internal]  

1. Fraternitas yang tinggi
2. Jaringan yang luas
4. Anggota yang loyal  
Kelemahan [Internal]  

1. Banyak anggota yang pasif
2. Pengurus yang tidak bekerja sesuai tupoksi
3. Latihan kepemimpinan yang kurang
Peluang [Eksternal]  

1. Jaringan yang luas
2. Organisasi terus tumbuh
3. Hubungan yang baik dengan organisasi lain
Ancaman [Eksternal]  

1. Covid-19
2. Tuntutan berorganisasi yang kurang
3. Dana yang minim

Tabel diatas hanyalah contoh ya. Apa yang saya sampaikan tidak mempresentasikan secara utuh apa yang jadi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi.

Penutup

Analisis SWOT itu cukup fleksibel karena bisa disesuaikan sama tujuan dan jenis organisasi yang melakukan kegiatan ini.

Hanya saja, teknis analisisnya beda antara bisnis, organisasi, pemerintah dan lain sebagainya. Begitu juga dengan poin-poin yang dihasilkan.

Jika punya masukkan, tambahan atau ada hal lain yang mau disampaikan terkait postingan ini, silahkan tinggalkan di kolom komentar.

Demikian artikel tentang Pengalaman, Cara dan Contoh Analisis SWOT Organisasi. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar